Padang - Hasil Pengawasan Kearsipan objek pengawasan Sumatera Barat memperoleh predikat "Baik", tetapi belum diketahui berapa nilai yang diperoleh berdasarkan surat Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) yang ditujukan kepada Sekretaris Daerah Provinsi Sumatera Barat,

Hal ini disampaikan Sekretaris Daerah Provinsi Sumatera Barat disela-sela Rakornas Pengawasan Kearsipan Tahun 2019 tanggal 27-28 Februari 2019 yang dilaksanakan di Hotel Pangeran Bech,  Rabu (27/2/2019).

Lebih lanjut Alwis menyampaikan, masuk Sumatera Barat pada rangking 7 Nasional ketegori "Baik" setelah ANRI  melakukan monitoring tindak lanjut hasil pengawasan tahun 2017, dan akan disampaikan Rakor Pengawasan Kearsipan tahun 2019.

Pelaksanaan audit kearsipan ini menggunakan instrumen yang disusun oleh Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI). ANRI dengan menggunakan aplikasi pelaporan yang juga telah ditetapkan Hasil audit disusun dalam Laporan Audit Kearsipan Eksternal (LAKE) atau Laporan Audit Kearsipan Internal (LAKI).

Hasil pengawasan kearsipan terhadap objek pengawasan, diberikan nilai dengan ketentuan sebagai berikut: 1. Nilai 91 s.d 100 dengan kategori "Sangat Baik 2. Nilai 76 s.d 90 dengan kategori Baik 3. Nilai 61 s.d 75 dengan kategori "Cukup 4. Nilai 51 s.d 60 dengan kategori "Kurang 5. Nilai dibawah atau sama dengan 50 dengan kategori "Buruk Pada Tahun 2016, ANRI telah melaksanakan audit kearsipan eksternal terhadap 34 Lembaga Kearsipan di Indonesia, termasuk Sumatera Barat, ungkapnya.

Sekdaprov yang juga mantan Kepala Badan Arsip dan Perpustakaan menceritakan, bagaimana progres Sumatera Barat berdasarkan penilaian pengawasan tahun 2016 yang tertuang dalam LAKE Tahun 2016, Sumatera Barat memperoleh Nilai 59, dengan Kategori "Kurang Pada tahun 2017, Arsip Nasional Republik Indonesia melakukan Monitoring n kearsipan tahun 2016.

Dengan melihat hasil tindak lanjut terhadap hasil pengawasa tindak lanjut yang dilaksanakan oleh Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Sumatera Barat, maka nilai Sumatera Barat meningkat menjadi 73, dengan kategori Cukup.

Sehingga Sumatera Barat menjadi peringkat 7 secara nasional dan masuk dalam kelompok 10 besar Pada tahun 2018, ujarnya.

Alwis juga mengatakan Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Sumatera Barat, melalui Dana Dekonsentrasi Arsip Nasional Republik Indonesia, pada tahun 2017 bersama-sama dengan Arsip Nasional Republik Indonesia juga telah melakukan audit kearsipan eksternal terhadap 19 Lembaga Kearsipan Kabupaten/Kota.

Hasil yang diperoleh adalah nilai 18 Kabupaten/Kota "Buruk", dan hanya satu Kabupaten/Kota yang bernilai "Kurang", yaitu Kota Payakumbuh. Namun, pada tahun 2018, setelah dilakukan monitoring tindak lanjut terhadap hasil pengawasan kearsipan tahun 2017, beberapa Kabupaten/Kota menunjukan peningkatan yang cukup signifikan, seperti Kabupaten Sijunjung yang tahun 2017, memperoleh nilai 50 dengan kategori Buruk, meningkat menjadi 70,36, dengan kategori Cukup, menyusul Kota Payakumbuh yang juga meningkat menjadi 70,24, dengan kategori Cukup.

Sementara yang lain masih memperoleh kategori kurang dan buruk. Monitoring tindak lanjut terhadap 19 Lembaga Kearsipan Kabupaten/Kota ini akan dilanjutkan pada Tahun Anggaran 2019 ini, dengan tetap dibawah pengawasan ANRI.

Untuk audit pengawasan kearsipan OPD dikungkung Pemprov. Sumbar,  Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Sumatera Barat, lada tahun 2018, hanya tersedia anggaran untuk melakukan audit terhadap 6 SKPD Provinsi saja, padahal idealnya dilakukan terhadap semua SKPD dalam satu tahun, sehingga dapat terlihat hasilnya secara keseluruhan, terangnya.

Audit Pengawasan Kearsipan dilakukan berdasarkan Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan menyatakan bahwa penyelenggaraan kearsiapn bertujuan untuk menjamin terciptanya arsip ketersediaan, arsip yang autentk dan terpercaya, terwuijudnya pengelolaan arsip yang andal pelindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan, keselamatan dan keamanan arsip, keselamatan aset nasional dan mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan nasional, serta meningkatkan kualitas pelayanan publik.

Agar tujuan tersebut dapat tercapai, maka diperlukan penyelenggaraan kearsiapn yang sesuai denagn prinsip, kaidah dan standar kearsipan. Untuk menjamin bahwa pencipta arsip baik di pusat maupun di daerah menyelenggarakan kearsipan sesuai dengan peraturan perundang-undangan perlu dilakukan pengawasan kearsipan.

Pengawasan kearsipan adalah proses kegiatan dalam menilai kesesuaian antara prinsip, kaidah dan standar kearsipan dengan penyelenggaraan kearsipan. Pengawasan terhadap penyelenggaraan kearsipan dilakukan dengan audit kearsiapn dan monitoring tindak lanjut hasil pengawasan kearsipan sampai pada penegakan peraturan perundang-undangan di bidang kearsipan yang diawasi langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) Pengawasan Kearsiapn terdiri dari Pengawasan kearsipan eksternal, yaitu pengawasan yang dilakukan oleh Arsip Nasional terhadap Lembaga kearsipan Provinsi, Kementerian, Perguruan Tinggi Negeri, maupun Lembaga Kearsipan Provinsi, atau pengawasan yang dilakukan oleh Lembaga Kearsipan Provinsi terhadap Lembaga Kearsipan Kabupaten/Kota.

Sedangkan Pengawasan Kearsipan internal dilakukan oleh Lembaga Kearsipan Provinsi atau Lembaga Kearsipan Kabupaten/Kota, serta Perguruan Tinggi Negeri terhadap pencipta arsip di wilayah kewenangannnya masing-masing. Dalam pelaksanaannya, pengawasan kearsipan dilakukan oleh Tim Pengawas Kearsipan dengan melibatkan auditor dan Bagian Pengawasan atau Inspektorat Provinsi yang telah mendapat pelatihan atau Bimbingan Teknis Pengawasan, pungkasnya.
 
Top