N3 Payakumbuh - Aplikasi E-SPPD yang telah dijalankan oleh Pemko Payakumbuh untuk memotong jalur birokrasi dokumen perjalanan dinas secara manual, ternyata digagas oleh Wakil Walikota Payakumbuh, Erwin Yunaz. Kala itu Erwin berpikir bagaimana mempermudah segala urusan administrasi perjalanan dinas ASN dengan cara digital. Jika tetap digunakan sistem administrasi manual, segala urusan surat menyurat tetap akan memakan waktu berhari-hari.
Akhirnya, Erwin menemukan formula khusus untuk menjawab persoalan ini pada pertengahan tahun 2018. Orang nomor dua di Kota Payakumbuh ini meminta Benny Warlis, yang kala itu menjabat sebagai Sekda untuk mengarsipkan satu dokumen perjalanan dinas. Mulai dari surat permohonan hingga laporan pertanggung jawaban dan evaluasi kinerja.
Setelah ditelaah, Erwin Yunaz bersama Benni Warlis membuat skenario kerja yang matang agar administrasi dan birokrasi dikerjakan berhari-hari, akhirnya bisa selesai dalam 30 menit.
Barulah pada Juli 2018, Bidang E-Goverment, Dinas Kominfo Payakumbuh Memprogramkan skenario tersebut dan Launching Pada Agustus 2018.
“Selama Program ini dibuat baik pra maupun pasca Launching, kami selalu meng-upgrade untuk mencari kekurangan. Selama satu setengah bulan berjalan di Pemko Payakumbuh, tidak ada kendala yang berarti. Ini semua berkat jasa dan kerja Pak Benny Warlis. Beliau sangat cakap dan luwes,” kata Wawako, Erwin Yunaz, Senin (05/11).
Suksesnya penggunaan aplikasi ini di lingkungan Pemko Payakumbuh, membuat daya tarik tersendiri. Pemerintah Provinsi Sumatera Barat meminta aplikasi ini untuk digunakan oleh Pemda se-Sumbar. Pasalnya sejak menjalankan aplikasi ini, transparansi perjalanan dinas sangat jelas. Baik dari sisi keuangan, kinerja, produktivitas, pengawasan dan laporan pertanggung jawaban.
Diliriknya aplikasi E-SPPD ini oleh Pemprov Sumbar, juga tidak terlepas dari peranan Benny Warlis yang saat ini menjadi Asisten II Pemprov Sumbar. Ditambah lagi, aplikasi juga sangat bermanfaat bagi Pemerintahan.
“Jasa pak Benny Warlis untuk mengharumkan Kota Payakumbuh. Karya Pemko Payakumbuh bisa di pakai oleh pemerintahan se-Sumbar. Dan pastinya aplikasi juga sangat membantu kinerja pemerintahan,” katanya.
E-SPPD sendiri adalah aplikasi yang berperan bagi pejabat untuk memantau kinerja dan aktivitas ASN yang sedang melakukan perjalanan dinas. Di aplikasi ini, ASN juga bisa menyampaikan setiap laporan yang diminta oleh pimpinannya.
Walaupun sedang berjauhan, komunikasi dan hasil kerja ASN sewaktu diluar dapat dipantau oleh pimpinannya.
Aplikasi ini juga dipantau oleh Inspektorat dan beberapa lembaga pengawasan lainnya. Agar terjadi transparansi saat pemerintah bekerja melayani masyarakat.
Selain itu, aplikasi ini bisa digunakan untuk memasukkan proposal perjalanan dinas kepada pimpinan. Apakah proposal tersebut bisa disetujui atau tidak, bisa langsung diketahui walaupun pimpinan sedang di luar daerah. Pasalnya, pimpinan tinggal mengetik diterima atau tidak proposal ini di aplikasi miliknya. Ini menghemat waktu tanpa menunggu pimpinan pulang dulu.
Setelah perjalanan dinas selesai, ASN bisa meng-upload laporan pertanggung jawaban di aplikasi ini. Hasil ini yang bisa diakses oleh inspektorat dan lembaga pengawasan lain tersebut.
Aplikasi E-SPPD ini sendiri telah disosialisasikan oleh Pemprov Sumbar di Aula kantor gubernur kepada seluruh pejabat Diskominfo se-Sumbar, Kamis (1/11/2018). Bahkan dalam minggu ketiga bulan November 2018 ini, seluruh Pemda di Sumbar sudah diinstruksikan Gubernur untuk memakai aplikasi E-SPPD ini untuk mengurus perjalanan dinas ASN maupun pejabatnya. (Rahmat Sitepu)