N3, Samarinda ~ Para arsiparis (pengelola arsip) di setiap
lembaga, instansi maupun perusahaan harus memiliki kemampuan
mengklasifikasi keamanan dan akses arsip dinamis, sehingga dapat diakses
publik.
“Kita sudah ada Pergub terkait pembuatan sistem klasifikasi, keamanan
dan akses arsip dinamis dan peraturan ini harus dipahami arsiparis di
setiap lembaga, instansi maupun swasta,” kata Staf Ahli Gubernur Bidang
Pendidikan dan Kebudayaan H Sigit Muryono saat mewakili Gbernur Kaltim
pada Sosialisasi Pergub Kaltim Nomor 26 Tahun 2014 di Aula Badan Arsip
Daerah Kaltim.
Menurut Sigit, arsip dinamis memang terbuka dan dapat diakses publik.
Maka, berpedoman pada Pergub 26/2014 maka setiap arsiparis harus mampu
membuat sistem klasifikasi, keamanan dan akses arsip dinamis.
Dalam tahap implementasi itu bagaimana arsip dinamis yang terbuka atau
bisa diakses untuk publik. Namun keterbukaan publik ini tetap harus
terjamin tetapi tetap harus diklasifikasi arsip mana yang boleh diakses
dan mana tertutup untuk publik.
Sebab, tidak semua arsip dinamis yang boleh dibuka untuk publik terkiat
kepentingan-kepentingan khusus sehingga perlu dibuat sistem keamanan
baik bentuk fisik maupun isi (pesan) sehingga pencipta arsip merasa
terlindungi privasinya dan tidak dirugikan.
“Meskipun bisa diakses publik namun hanya pihak tertentu saja yang
boleh mengakses atau akses terbatas. Sementara klasifikasi untuk
memisahkan arsip dinamis mana yang bisa dipertahankan dalam waktu
tertentu atau segera dimusnahkan,” jelas Sigit Muryono.
Sementara itu Kepala Badan Arsip Daerah Kaltim H Mariansyah
mengemukakan arsip dinamis adalah arsip yang dikelola, dicipatakan
ataupun diterima lembaga, instansi pemerintah maupun organisasi dan
perusahaan.
“Arsip ada tenggang waktunya. Arsip dinamis aktif apabila waktunya
hanya satu atau dua tahun. Masa waktu hingga 10 tahun disebut arsip
dinamis in aktif. Bahkan ada arsip statis atau permenen yang tidak dapat
dimusnahkan,” ujar Mariansyah.
Dia menambahkan arsip statis atau permanen itu jumlahnya hanya sekitar
lima persen dari seluruh arsip dinamis dan harus diserahkan kepada Badan
Arsip daerah (BAD) atau tidak boleh dikelola lembaga, instansi,
organisasi maupun perusahaan.
Sosialisasi Peraturan Gubernur Nomor 26 Tahun 2014 tentang Pedoman
Pembuatan Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis diikuti 50
peserta dari pengelola arsip lembaga, instansi pemerintah, organisasi
dan perusahaan di Kaltim. yans/hmsporv