N3, Limapuluh Kota - Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK), selaku institusi yang bertugas dalam pembangunan kearsipn, diharapkan semakin giat bekerja keras, mewujudkan tata kelola kearsipan yang baik di Kabupaten Limapuluh Kota.

Hal tersebut disampaikan bupati kabupaten Limapuluh Kota diwakili kepada dinas Perpustakaan dan Kearsipan setempat Syahrial Amri, ketika membuka Bimibingan Teknis (Bimtek) Jadwal Retensi Arsip (JRA) Substantif, Pemerintah Kabupaten Limapuluh Kota, bertempat di aula Sago Bungsu Tanjung Pati.

Dijelaskan Syahrial, pengelolaan arip yang benar dan tertib itu, mulai dari tata cara pengelolaan, penataan, penyelamatan dan penyusutan arsip. Oleh karena itu harus ada pendekatan yang persuasif, agar masing masing OPD dapat  mengelola arsip dengan baik dan mau menyerahkan arsip-arsip penting dan arsip statis mereka ke Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Limapuluh Kota untuk disimpan dan diselamatkan.

Untuk itu harus segera disusun pedoman yang akan dijadikan acuan dalam penentuan jangka waktu simpan arsip dan menentukan arsip yang akan jadi permanen atau yang akan dimusnahkan.

Kita juga menyadari, ada beberapa kendala yang masih kita hadapi bersama dalam penataan kearsipan dan penyimpanan arsip pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan, terutama  untuk menampung arsip-arsip yang berasal dari OPD atau dari lembaga-lembaga lainnya.

Kita sangat membutuhkan depo arsip yang representatif dan dilengkapi dengan pendingin ruangan (AC), sehingga arsip-arsip penting tersebut dapat diselamatkan dengan baik, untuk jangka waktu yang sangat panjang. Selain itu peralatan untuk keamanan dan kenyamanan petugas juga sangat  terbatas.

Mudah mudahan kedepan secara bertahap persoalan tersebut dapat kita atasi dengan kerjasama dari kita semua. Dinas Perpustakaan dan Kearsipan sebagai lembaga kearsipan daerah kabupaten diharapkan terus berusaha melakukan pembenahan sarana dan prasarana untuk meningkatkan kualitas pelayanan kepada masyarakat dan terus melakukan kerjasama dalam penyelenggaraan kearsipan daerah.

Tujuan dilaksanakannya Bimtek ini adalah untuk memberikan pemahaman dan menambah pengetahuan serta wawasan kita semua terutama OPD tentang bagaimana cara pengelolaan arsip yang benar sesuai dengan ketentuan dan aturan yang berlaku serta dalam menentukan jangka waktu simpan suatu arsip untuk mengurangi terjadinya penumpukan arsip di OPD masing-masing.
  
Permasalahan yang pada umumnya dialami oleh setiap pencipta/pengelola arsip di Instansi Pemerintah adalah menghadapi jumlah arsip yang bertambah secara terus menerus hingga terjadi penumpukan arsip yang mengganggu suasana ruang kerja maupun memenuhi gudang penyimpanan arsip.

Namun pada saat akan melakukan pengurangan arsip terasa tidak semudah yang dipikirkan, semua arsip seolah-olah memiliki informasi yang penting. Hal ini disebabkan belum atau tidak adanya pedoman dalam penyusutan arsip yang menyebabkan dilemma bagi pengelola arsip, di satu sisi terjadi penumpukan arsip yang tidak terkendali, disisi lain takut resiko bila dilakukan pemusnahan tanpa pertanggungjawaban yang jelas dan sah secara hukum.

Untuk itu, diharap agar semua peserta dapat sungguh-sungguh mengikuti Bimtek JRA Substantif ini, sehingga dapat melaksanakan tata kelola kearsipan dan penentuan jangka waktu simpan arsip yang tepat pada OPD masing masing.

Kita tidak ingin lagi setelah mengikuti bimbingan teknis ini, OPD masih memiliki permasalahan dalam menghadapi jumlah arsip yang bertambah terus dan melakukan penumpukan arsip di dalam karung. Pengelolaan arsip harus dilakukan sesuai dengan aturan yang berlaku.
  
“Arsip yang tak tertib dan tidak teratur akan merugikan kita semua serta dapat mendatangkan masalah dikemudian hari. Oleh sebab itu, pengelolaan arsip yang tertib dan rapi sangat penting dan sangat diperlukan, “jelas Syahrial.

Sebelumnya, Kabid Pembinaan dan Pengawasan dinas Perpustakaan dan Kearsipan Refrison Dt. Rajo nan Panjang selaku ketua pelaksana,  mengatakan, dasar pelaksanaan kegiatan ini, Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan. Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 Tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan.

Kemudian Peraturan Daerah Kabupaten Limapuluh Kota Nomor 17 Tahun 2017 Tentang Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah Tahun Anggaran 2017. Peraturan Bupati Limapuluh Kota Nomor 32 Tahun 2016 Tentang Pedoman Pengelolaan Arsip Dinamis Pemerintah Kabupaten Limapuluh Kota.

Setelah itu juga mengacu kepada Peraturan Bupati Limapuluh Kota Nomor 120 Tahun 2016 Tentang Penjabaran Anggaran Pendapatan Belanja Daerah Tahun Anggaran 2017. Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Limapuluh Kota Tahun Anggaran 2017 pada kegiatan Sosialisasi/ Penyuluhan Kearsipan di Lingkungan Instansi Pemerintah /Swasta.

Kegiatan Bimtek JRA Substantif ini dilaksanakan selama 3 hari dari tanggal 18-20 April  2017. Peserta yang mengikuti berasal dari OPD sebanyak 32  orang. Materi Bimtek terdiri dari 9 urusan yaitu Urusan Pendidikan dan Kebudayaan, Urusan Tanaman Pangan, Hortikultura dan Perkebunan. Urusan Perdagangan, Koperasi dan UKM.

“Kemudian Urusan Peternakan dan Kesehatan Hewan, Urusan Perikanan, Penanggulangan Bencana, Urusan Hukum, Urusan Perpustakaan dan Kearsipan dan  Urusan Perencanaan Pembangunan dan Instruktur/Narasumber berasal dari Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) Jakarta, “papar Refrison.(Rahmat Sitepu
 
Top